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         抢救你的黄金时间
职场
    关于时间不够用的抱怨太多了,但在你学习更有效的时间管理方法之前,有一点必须厘清:时间管理的真谛在于有效利用时间。

    时间管理的关键,就是如何将“浪费”和“闲耗”的时间转化为“投资”的时间,促成有意义的“消费”。意志薄弱不是坚持不下去的理由。能否坚持下去在于:

    能否开发有利于坚持习惯的方法。

    对投资所带来的转机是否有实际体会。

    投资黄金时间的五大原则

    1不惜在任何方面投资以创造时间

    从投资观点来看,我们最不应该吝啬的就是对时间的投资。只要能够增加时间,我们投入的资源就不能获得回报。具体来讲就是在工具、体力、变化、知识、手法五个方面,不要吝惜任何投资。

    有利于提高效率的工具有记事本、文具、自行车、电脑等,体力上的投资主要是保持健康,坚持运动。在“变化”上的投资,是“冒一点险,改变生活的现状”。

    现在的生活习惯,对本人来说相对稳定,是一种较好的状态。正因为如此,它才得以持续。这里讲的变化,就是要将这种相对稳定的节奏稍做改变。比如早睡早起是个良好的习惯,这大家都知道,可为什么还是有很多人睡得很晚呢?这是因为他们觉得晚睡的确比较舒服。

    如果要改变这种习惯,应该从什么地方着手呢?习惯晚睡的人即使早早上床大概也不容易入睡,不如先尝试早起。早上起得早,晚上自然困得早这样就容易早睡了。

    因此,如果要改变生活习惯,应该先找到行动模式中的诱因部分,通过改变这种诱因来激发新的行为。这就是对变化的投资。

    另外,在持续改变生活习惯的过程当中,一定要克服对某些事物的依赖性。具体来讲有电视、烟、酒、网络、游戏、手机等,它们统称为“时间窃贼”。如果算上聚会喝酒,大部分人平均每天有 3~4 个小时被这些时间窃贼所窃取。

    2重视单位时间所创造的成果

    如果雇人做家务所付的费用超过了我们的收入,那这样的投资就是我们无法负担的。所以为了投资,我们要努力提高自己的时薪。如果你能时常留意这一点,我们的时间观念将会得到很大的改变。

    请以你自己的实际情况为例,计算一下自己获取的时薪。用实际获得的年收入金额,除以一年的劳动时间小时数,结果就是你的时薪。 接下来再计算一下各类服务每小时的价格。只要实际获得的时薪大于每小时的服务价格,我们就可以轻松地享受这项服务。

    3不当毫无原则的“滥好人”

    好人当过头了也会增加成本。严格管理时间的人,没几个会是纯粹的“滥好人”。不会拒绝分派下来的工作的人常常被人利用。不仅如此,更多的时候,属于我们的私人时间也会被别人白白占用。当然,也不是说你应该做一个“恶人”,只是,当我们发现自己花费的时间没有明确的回报时,要有勇气拒绝。

    人们常用“能够达成怎样的目标”来定义成功。但事实上,如果我们去问一位成功人士,“你是怎样成功的”,大多数人会更加强调,“这取决于我们能够多大程度地改变自己之前的做法”,“能多大程度地说‘No’”。时间管理也是同样,时间的投资效率与说“No”的次数是成正比的。

    4优先做喜欢、擅长和赚钱的工作

    学会了拒绝,就节省出很多时间。如果把这些时间充分用在喜欢、擅长和赚钱的工作上, 可以获得更多的成果,从而增加更多的时间。优先做喜欢的工作,就会做得十分顺手,也很容易创造成果,获取报酬。另外,对于不想做却又非做不可的事,必要时可以雇人或者购买相应的服务来完成。我们处在商品社会,要学会把时间集中投资在更加容易创造成果的方面,只要收入提高了,就可以购买各种服务。

    什么是我们最擅长的工作呢?你只需要制订一个中长期计划,按优先顺序选择要做的工作就可以了。话虽如此,如果你擅长的领域太过狭小,也容易造成过剩投资。千万别做“学习狂”和“书呆子”。判断是否是过剩投资,只要观察单位时间所创造的成果即可。

    5计划要安排得随性、宽松

    不习惯管理时间的人最容易犯的错误就是,将计划安排得紧绷绷的。即在计划与计划之间不留空余时间,分秒必争地安排太多计划。这样的安排即使在短期内能够顺利进行,用长远的目光来看也注定失败。

    首先,要在计划与计划之间留足空余时间, 这一点最重要。宽松地制订计划,一天最多只 能安排三四件事,但这已经足够了。人一天能够集中精神工作的时间是 8~10 个小时。我们应该在此范围内,倒过来计算能够完成的任务数量。除此之外,制订再多计划到最后也只能力不从心。

    另外,人们很容易对自己过分自信,低估一项工作所需要的时间,因此有必要预留空余的时间。

    最后,谨记不要一味地配合别人的时间表,必须主动地控制自己的时间,这很重要。比如,和别人商量计划的时候,我们可以积极地提议:“这一段时间、这个地点比较好。”如果和你见面明显对对方有好处,也就是说,你的价值提升了,对方一定会毫不犹豫地配合你的时间表。

    增加黄金时间的五个步骤

    要掌握一项新的技术,关键在于确立“理想的状态”,对比前面的黄金时间五大原则,我们下面来认清理想与现实的差距,用5 个步骤学习消除差距的方法,并加以实施。认真地遵循5 个步骤,就能增加有意义的时间。

    1把握现在面临的问题

    在麦肯锡,人们总说,只要把握现状,问题就解决了七成。这种方法有两个关键词,一是“运用整理归纳法”,二是“量化”。首先通过整理归纳法,个别具体地分析我们到底想要改善什么。接下来,对分解后的问题按优先顺序进行排序。排序最有效的方法是量化。

    一般人花 在“I 消 费 ”上的时间大约 是 60%,“II 浪费”占 20%,“IV 闲耗”占 15%,“III 投资”上大概只有 5%,最多不超过 10%.

    这样分配时间最大的问题是,总时间的80% 花在了“紧急”轴线,无怪乎我们每天都感觉自己被最后期限逼得很紧,心里觉得很累很忙。紧急的事情多数都与工作相关,所以紧急的事情越多,劳动时间就越长,越容易导致工作与生活失衡。

    如果长期在紧急(“I 消费”和“II 浪费”)上花费大量的时间和精力,根本不可能再有精力和时间去进行“III 投资”,只能把剩下的时间都“IV 闲耗”了。这样一来,我们事后更加后悔,“又浪费了这么多时间干这些无聊事”。 另一方面,不积极投资又会导致我们工作能力下降,职位不保,结果需要花更多的时间在紧急的“I 消费”和“II 浪费”上,导致恶性循环。

    关键就在如下两个方面 :一,缩减“II费的时间”和“IV 闲耗的时间”,增加“III资的时间”;二,利用“III 投资的时间”,更有效地发挥“I 消费的时间”的作用。

    最理想的状态关键在于确保 30% 的“III 投资的时间”。假设我们清醒的时间为 16 个小时,那么每天保证将近 5 个小时的投资时间是最为理想的。

    然后把“I 消费的时间”控制在 50%、每天8 小时以内。要达到这一点,必须减少交通时间以及无意义的会议的时间。

    另外,还要尽量将生产率较低的“II 浪费的时间”控制在 10% 以内。这就需要我们缩短上下班等交通所花费的时间,必要时应该重新考虑是否需要调整工作或搬家。

    最后,用于放松以及周转的“IV 闲耗的时间”,也应该尽量控制在10% 以内。

    如果使用上面的时间分配方式,重要∶不重要 =8 ∶ 2,紧急和不紧急的比例就成了6 ∶4.即使是做需要按期完成的工作,心情上也会感觉轻松许多。这样的分配方式让我们不再感到时间紧迫的巨大压力。

    2确定不该做的事

    精简工作比增加要做的工作更值得我们思考。对不该做的事和想要完成的事同样重视是工作能够顺利进展的秘诀。看准什么是你的“时间窃贼”,确定不该做的事。

    3确定可以委托别人做的事

    必须完成的事情当中,一定有你不擅长或者不想做的事。这时你应该思考如何才能让自己不做,或者是否能够委托别人来完成。

    4提高必做之事的效率

    具体的做法可以分为 7 项 :

    1 活用记事本,将它作为时间管理的起点。

    2 养成健康的生活习惯。

    3 借助他人的力量,增强克制力。

    4 灵活选择住所的位置。

    5 控制交通耗时。

    6 提高做家务事的效率。

    7 重新认识生活中的零散时间。

    5综合实践新的行动方案

    新学到的时间管理方法很难坚持到底的根本原因在于:还没有做好步骤1~3,就急于尝试步骤4~5.很多过去的时间管理方法总是建议我们一开始就尝试新的方法,但是正确的做法是,先踏踏实实地实践步骤 1~3,因为“唯有时间上有了空余,才能接纳新的做法”。

来源: 《职场》 作者: 马新莉       jack上传

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